1С широко используется компаниями, и многие слышали о нем хотя бы раз. Это целая система конфигураций на платформе 1С:Предприятие, предназначенных для оптимизации бизнес-процессов компании. Каждая конфигурация предоставляет возможности по эффективному управлению бухгалтерией, учетом, кадрами и другими аспектами деятельности. К популярным программам относится 1С:Документооборот, о которой и пойдет сегодня речь. Что это такое, как внедрить её в работу и работать с ней, расскажем в нашей статье и поделимся 10 главными фишками, которые будут полезны и интересны людям из бизнес-среды.
1С:Документооборот — это конфигурация на базе 1С:Предприятие 8, предназначенная для автоматизации процессов внутри компании. Здесь происходит рассмотрение, редактирование и учет документов. 1С выступает в роли хранилища, упрощающего выполнение обязанностей и повышающего скорость их выполнения, соответственно, и эффективность.
Организация делопроизводства компании происходит в соответствии с нормативной документацией.
Информационная безопасность 1С обеспечивается рядом факторов:
Более подробную информацию о способах обеспечения безопасности данных в 1С можно найти на официальном сайте.
Конфигурация позволяет решать ряд задач, часть из них представлена ниже:
Это лишь доля возможностей, предоставленных 1С.
Для того, чтобы начать работу с конфигурацией, необходимо сначала установить и настроить её на платформе 1С или на сервере 1С:Предприятие.
Внедрение системы 1С происходит с помощью специалистов компании, при настройке учитывающих её особенности и выставляющих нужные параметры. Необходимо определиться с целями и задачами, в соответствии с которыми будет работать программа. Каждая организация решает, что подходит конкретно ей.
После всех настроек можно смело приступать к решению задач.
Наконец, мы переходим к главной части сегодняшней статьи: 10 главных фишек 1С:Документооборот, которые будет полезно знать. Стоит отметить, что указанные далее возможности относятся к версиям 1С:Документооборот КОРП, 1С:Документооборот государственного учреждения, в 1С:Документооборот ПРОФ представлена лишь часть из них.
1С располагает функцией, позволяющей автоматически распознавать документы. Например, вам требуется заполнить определенные поля в накладной или счете на оплату, требующие ручного ввода данных или их составления. Благодаря данному распознаванию часть полей будет заранее заполнена, потребуется лишь проверить сведения и ввести недостающие данные.
Распознавание происходит через внешнее приложение CuneiForm или через сервис 1С: Распознавание документов.
Также для всех типов корреспонденции существуют шаблоны, упрощающие их рассмотрение:
| Документ | Простые бизнес-процессы | Композиция |
| Входящий | Рассмотрение, Исполнение, Ознакомление, Поручение | Обработка входящего = Рассмотрение + Исполнение/Ознакомление + Поручение (поместить в дело) |
| Внутренний | Согласование, Рассмотрение, Утверждение, Исполнение, Ознакомление, Регистрация, Поручение | Обработка внутреннего = Согласование + Утверждение + Регистрация + Рассмотрение + Исполнение/Ознакомление + Списание(поручение) |
| Исходящий | Согласование, Утверждение, Исполнение, Ознакомление, Регистрация, Поручение | Обработка исходящего = Согласование + Утверждение + Регистрация |
В 1С предусмотрено надежное хранение конфиденциальной информации. Электронная подпись (ЭП) — один из ключевых гарантов безопасности, в первую очередь волнующих сотрудников и руководителей организаций. Она наделяет материалы юридической силой и ничем не отличается от подписи на бумажном носителе.
Конфигурация располагает тремя видами ЭП: простой, усиленной неквалифицированной, усиленной квалифицированной.
Подпись устанавливается в карточке документа или файла командой “Подписать”.
Функция сокращает время согласования и утверждения документов: сотруднику не нужно идти к руководителю за подписью, достаточно сделать один клик с места, чтобы отправить уведомление о необходимости подписания документа.
В системе существует возможность установить правила и требования, в соответствии с которыми будет проверяться вся документация. Решение сокращает и упрощает работу, особенно, когда обязанности сотрудника на постоянной основе связаны с рассмотрением однотипных файлов.
Функция позволяет осуществлять проверку необходимых полей, например, соответствие суммы в акте сумме в платежном поручении, что повышает точность и надежность обработки.
Преимущество электронного архива документов заключается в контроле доступа к материалам. Несколько людей сразу могут производить действия с одним файлом, также предоставлен быстрый поиск. В целом это намного удобнее и безопаснее, чем хранение стопок бумаг в офисе.
В 1С предусмотрено хранение файлов в электронном виде, стоит только выставить нужные фильтры для ускоренного поиска.
Как известно, дедлайны — неотъемлемая часть любого бизнес-процесса. В программе существует система оповещений, уведомляющая пользователей и напоминающая о необходимости выполнить определенное поручение.
Фишка заключается в гибкости настроек: сотрудники могут настраивать уведомления по необходимому запросу, получать уведомления не только о сроках задач, но и новых событиях, об отмене или переносе мероприятия, изменении в файле, о выполнении этапа какого-либо процесса и многое другое.
Среди обширного функционала также предусмотрена интеграция с другими системами на базе 1С. Одними из популярных комбинаций являются 1С:Документооборот — 1С:ERP и 1С:Документооборот — 1С:Бухгалтерия.
Подобные связки позволяют синхронизировать данные между различными системами и автоматически обновлять информацию, что в свою очередь значительно упрощает работу с данными, повышает эффективность бизнес-процессов.
Как правило, рабочие материалы содержат конфиденциальную информацию разного уровня, доступ к которой могут иметь не все. То же самое можно сказать об этапах бизнес-процессов, поэтому встает вопрос о выдаче прав определенной степени сотрудникам.
1С позволяет настраивать уровни доступа сотрудников в соответствии с их должностью и полномочиями. Таким образом обеспечивается информационная безопасность данных.
Все данные о выполнении трудовой нагрузки специалистами хранятся в системе, руководители могут легко проверить и, проанализировав информацию, оценить эффективность их работы.
Функционал дополнительно предоставляет возможность формирования отчетов различного характера: например, отчета о закрытых задачах или об учете рабочего времени сотрудников.
Когда дело касается работы, оставаться на связи — очень важно. С этой целью было разработано мобильное приложение 1С, предоставляющее возможность пользователям удаленно осуществлять выполнение поручений и решать бизнес-вопросы.
Приложение позволяет получить доступ к файлам, проверить почту, просмотреть информацию и многое другое.
Широкий функционал 1С оснащен рядом параметров, легко настраиваемых и упрощающих работу, поиск и хранение данных. То же самое касается правил рабочих процессов, устанавливаемых компанией согласно потребностям и требованиям. Благодаря гибким настройкам возможно адаптировать 1С под конкретные запросы компании, повысить эффективность её деятельности.
Документооборот 1С — многофункциональный инструмент, позволяющий оптимизировать внутри организации рабочие процессы, связанные с документацией и, как мы выяснили, не только с ней. Её внедрение позволит улучшить эффективность жизнедеятельности фирмы, обеспечит безопасность и контроль над делопроизводством. С 1С:Документооборот больше не придется хранить кипы бумаг в офисе и волноваться об их сохранности.
Формирование отчетности и своевременная ее отправка в контролирующие органы важная составляющая работы любой компании, и для многих предприятий это связано с использованием сервиса 1С-Отчетность, позволяющего автоматизировать и ускорить этот процесс. В сегодняшней статье мы расскажем, что из себя представляет облачный сервис 1С, какие у него преимущества и как начать с ним работу.
10 мин.
Что такое облако и почему оно выгоднее, чем другие решения 1С? Мы сравнили и сделали расчёт. Читайте подробнее.
5 мин.
В статье разобрали, как автоматизировать бизнес-процессы на маркетплейсах и управлять несколькими аккаунтами в одном окне
10 мин.
